Wie funktioniert die Buchhaltung einer GmbH?
Die gesetzliche Basis ist eindeutig: Gemäss Artikel 957 des Schweizer Obligationenrechts (OR) ist jede GmbH zur Buchführung verpflichtet. Dabei greift das Prinzip der doppelten Buchhaltung.
Anders als bei der «Milchbüechli-Rechnung», die bei der Buchhaltung einer Einzelfirma oder Kollektivgesellschaft zum Einsatz kommt, erfassen Sie hier jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten (Soll und Haben). Das schafft die nötige Transparenz für eine Kapitalgesellschaft. So sehen Sie nicht nur, ob Sie Gewinn machen (Erfolgsrechnung), sondern wissen jederzeit, wie es um Ihre Liquidität und Ihr Vermögen steht (Bilanz).
Damit Ihre Bücher revisionssicher sind, gelten vier eiserne Grundsätze:
- Keine Buchung ohne Beleg: Jede Transaktion muss schriftlich nachweisbar sein.
- Vollständigkeit: Sie müssen alle geschäftlichen Vorfälle lückenlos und wahrheitsgetreu abbilden.
- Klarheit: Ein sachverständiger Dritter muss die Vorgänge jederzeit verstehen können.
- Zweckmässigkeit: Die Art der Buchführung muss zur Grösse Ihres Betriebs passen.
Diese Strenge dient Ihrem Schutz und dem Ihrer Geschäftspartner. Da bei einer GmbH nur das Gesellschaftsvermögen haftet, verlangt der Gesetzgeber diesen detaillierten Finanzblick.
Die wichtigsten Besonderheiten der Buchführung einer GmbH
Die Buchhaltung einer GmbH unterscheidet sich fundamental von der einer Einzelfirma. Der wichtigste Grundsatz lautet: Trennen Sie Geschäftliches strikt von Privatem. Das Geld auf dem Firmenkonto gehört der juristischen Person, nicht Ihnen persönlich. Das hat konkrete Konsequenzen für Ihre Buchführung:
Sie sind Angestellter Ihrer eigenen Firma
Als Gesellschafter und Geschäftsführer beziehen Sie in der Regel einen Lohn. Das bedeutet, Sie müssen eine Lohnbuchhaltung führen. Dazu gehören:
- monatliche Lohnabrechnungen,
- die Anmeldung bei den Sozialversicherungen (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG)
- und das Erstellen des jährlichen Lohnausweises.
Einfache Privatbezüge wie bei der Einzelfirma sind nicht zulässig.
Gewinnausschüttung (Dividende)
Wenn Sie sich Gewinn auszahlen lassen möchten, geschieht dies über eine Dividende. Beachten Sie, dass Sie hierauf 35 Prozent Verrechnungssteuer an die Eidgenössische Steuerverwaltung abliefern müssen (die Sie später teilweise zurückfordern können).
Mehrwertsteuer (MWST)
Sobald Sie mehr als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr erzielen, wird Ihre GmbH in der Regel mehrwertsteuerpflichtig. Sie müssen sich entscheiden: Rechnen Sie vereinfacht mit Saldosteuersätzen ab oder nutzen Sie die effektive Methode? Diese Wahl hat grossen Einfluss auf Ihren administrativen Aufwand.
Revisionspflicht und Opting-Out
Grundsätzlich unterliegt die Jahresrechnung einer GmbH der eingeschränkten Revision durch eine zugelassene Revisionsstelle. Haben Sie jedoch weniger als 10 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt, können alle Gesellschafter auf diese Prüfung verzichten. Diesen Vorgang nennt man Opting-Out. Er muss im Handelsregister eingetragen werden und spart Ihnen jährliche Revisionskosten.
Jahresabschluss und Steuererklärung einer GmbH: Was gilt?
Spätestens sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres wird es ernst. Der Gesetzgeber verlangt, dass die Gesellschafterversammlung den Jahresabschluss der GmbH genehmigt. Dieser besteht gemäss Obligationenrecht (Art. 958 OR) aus drei Teilen:
- Bilanz: Sie zeigt die Vermögenslage zu einem bestimmten Stichtag (meist 31.12.).
- Erfolgsrechnung: Sie stellt Aufwand und Ertrag gegenüber und weist den Jahresgewinn oder -verlust aus.
- Anhang: Er erläutert Positionen der Bilanz und Erfolgsrechnung und enthält Zusatzinformationen (z. B. Anzahl Vollzeitstellen oder Eventualverbindlichkeiten).
Sobald der Abschluss steht und durch die Generalversammlung genehmig wurde, folgt die Steuererklärung einer GmbH. Hier gibt es einen entscheidenden Unterschied zur Einzelfirma. Da die GmbH ein eigenes Steuersubjekt ist, füllt sie eine eigene Steuererklärung aus.
Das Unternehmen zahlt Steuern auf den Reingewinn und das Eigenkapital. Sie als Privatperson versteuern hingegen Ihren Lohn und allfällige Dividenden in Ihrer privaten Steuererklärung als Einkommen.
Gut zu wissen: Da die Anforderungen komplex sind und Fehler schnell teuer werden, sollten Sie den Jahresabschluss und die Steuererklärung am besten an einen erfahrenen Treuhänder abgeben. Warum es sich für Sie lohnt, wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen lassen, erfahren Sie in unserem Ratgeber.
GmbH-Buchhaltung: Selbst machen oder auslagern?
Die Antwort auf diese Frage hängt stark von der Phase Ihres Unternehmens ab. Solange Ihre GmbH noch in den Kinderschuhen steckt – also nur wenige Belege pro Monat anfallen, Sie noch keine Mitarbeiter beschäftigen und die Umsatzgrenze für die Mehrwertsteuer noch nicht erreicht ist – können Sie die Buchhaltung mit einer Software wie bexio durchaus selbst führen.
Die Komplexität steigt jedoch meist schneller als erwartet. Sobald das Belegvolumen wächst, Lohnabrechnungen dazukommen oder die Mehrwertsteuerpflicht greift, wird die Buchführung Ihrer GmbH komplexer.
Fehler in diesen Bereichen können bei einer Revision teuer werden. In dieser Wachstumsphase lohnt sich der Wechsel zu einem Treuhänder wie Qovera, damit Sie den Kopf für das Wesentliche in Ihrer GmbH frei haben.
Gute Gründe, die GmbH-Buchhaltung an Qovera zu übergeben:
- Rechtssicherheit: Wir garantieren, dass Ihre Bücher den strengen Vorgaben des Obligationenrechts entsprechen. Sie müssen sich keine Sorgen um Gesetzesänderungen oder korrekte MWST-Sätze machen.
- Steueroptimierung: Ein Treuhänder verwaltet nicht nur, er gestaltet. Wir nutzen gesetzliche Spielräume beim Jahresabschluss, damit Sie steuerlich optimal aufgestellt sind.
- Fristenwahrung: Ob MWST-Abrechnung, Sozialversicherungen oder Steuererklärung – wir behalten alle Termine im Griff, damit Sie keine Mahngebühren riskieren.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Jede Stunde, die Sie nicht mit der Buchhaltung verbringen, können Sie in das Wachstum Ihres KMUs investieren.
Gut zu wissen: Es lohnt sich, bereits bei der Gründung mit einem Treuhänder zusammenzuarbeiten. Wir von Qovera begleiten Sie mit unseren Experten schon bei diesem Schritt, damit Ihre GmbH von Tag 1 auf einem soliden Fundament steht.
Was kostet die Buchhaltung für eine GmbH?
Eine pauschale Antwort auf die Frage nach den Buchhaltungskosten gibt es nicht. Die Investition hängt massgeblich davon ab, welchen Weg Sie einschlagen: Machen Sie alles selbst oder lagern Sie die Buchhaltung an eine Treuhandfirma aus?
GmbH in Eigenregie: Vorsicht vor versteckten Kosten beim «Selbermachen»
Wer die Buchhaltung komplett selbst erledigt, zahlt auf den ersten Blick oft nur die Lizenzgebühren für die Buchhaltungssoftware (meist zwischen CHF 30 und CHF 100 pro Monat). Doch diese Rechnung ist oft unvollständig.
Sie müssen Ihre eigene Arbeitszeit als sogenannte Opportunitätskosten einrechnen. Jede Stunde, die Sie mit Kontierungen und dem Suchen nach Differenzen verbringen, fehlt Ihnen für die Kundenakquise oder die Produktentwicklung. Zudem birgt fehlendes Fachwissen ein finanzielles Risiko: Fehler bei der MWST oder bei Sozialversicherungen führen bei einer späteren Revision oft zu teuren Nachzahlungen und Verzugszinsen.
Kosten der GmbH-Buchhaltung mit einem Treuhänder: Damit müssen Sie rechnen
Die Kosten für einen Treuhänder lassen sich nicht pauschal beziffern, da sie von verschiedenen Einflussfaktoren in Ihrem Unternehmen abhängen. Dazu gehören:
- Anzahl der Buchungsbelege (Zahlungseingänge und -ausgänge)
- Anzahl der Mitarbeiter
- Komplexität des Jahresabschlusses
- Nacharbeiten
Viele klassische Treuhänder verrechnen ihre Dienstleistungen nach Zeitaufwand. Die Stundensätze variieren in der Schweiz stark und liegen je nach Qualifikation üblicherweise zwischen CHF 90 und CHF 300. Das macht die Budgetierung für Sie schwierig: Oft wissen Sie erst, was die Buchhaltung kostet, wenn die Rechnung auf dem Tisch liegt.
Wir bei Qovera lösen das anders. Wir schaffen Planbarkeit durch fixe Monatspauschalen. So wissen Sie im Voraus exakt, wie hoch Ihre Kosten sind. So erleben Sie keine bösen Überraschungen am Jahresende.
Damit Sie ein Gefühl für die Grössenordnungen bekommen, haben wir zwei typische Szenarien für Sie durchgerechnet:
Beispiel 1: Mini-GmbH nur mit Inhaber
Sie sind Geschäftsführer und einziger Mitarbeiter (Fix-Lohn). Das Belegvolumen ist mit etwa 20 Zahlungen pro Monat noch sehr überschaubar.
- Leistungsumfang: Wir übernehmen die komplette Finanzbuchhaltung, die MWST-Abrechnung, die Lohnbuchhaltung für eine Person sowie den Jahresabschluss und die Steuererklärung der GmbH.
- Kosten bei Qovera: Diesen kompletten Rundum-Service erhalten Sie für CHF 295 pro Monat (exkl. MWST).
Beispiel 2: Wachsende GmbH mit 5 Mitarbeitern
Ihr Unternehmen ist gewachsen und beschäftigt bereits 5 Mitarbeiter im Fix-Lohn. Entsprechend höher ist die Aktivität: Es fallen rund 70 Zahlungsein- und ausgänge pro Monat an.
- Leistungsumfang: Das Paket umfasst die gesamte Finanzbuchhaltung, die MWST-Abrechnung, die Lohnbuchhaltung für alle 5 Mitarbeiter, den Jahresabschluss sowie die Steuererklärung der GmbH.
- Kosten bei Qovera: Für dieses umfangreiche Paket liegen die Kosten bei CHF 720 pro Monat (exkl. MWST).
Gut zu wissen: Wenn Sie sich mit Ihrem KMU für Qovera entscheiden, profitieren Sie im ersten Jahr von 10% auf unsere Treuhand-Services. Fordern Sie sich jetzt eine kostenlose Offerte an.
Sorgenfreie Buchhaltung Ihrer GmbH mit Qovera
Eine korrekte Buchhaltung nach OR ist für jede GmbH verpflichtend und bildet das Rückgrat für unternehmerische Entscheidungen. Wer hier sauber arbeitet, vermeidet nicht nur Ärger mit dem Steueramt, sondern behält auch die finanzielle Kontrolle. Genau hier entlasten wir Sie.
Qovera ist Ihr digitaler Treuhänder aus Zürich, der Sie von der Gründung bis zur kompletten Auslagerung der Lohn- und Finanzbuchhaltung unterstützt. Wir bieten digitale Lösungen für mehr Effizienz und Transparenz, kombiniert mit persönlicher Betreuung durch unsere Experten, damit Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können.
Sie möchten mehr erfahren? Dann stellen Sie jetzt eine kostenlose Anfrage. Wir melden uns anschliessend telefonisch bei Ihnen, um Ihre aktuelle Situation zu besprechen. Im Anschluss erhalten Sie eine individuelle Offerte für Ihre GmbH.
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