Was gehört in den Jahresabschluss einer GmbH?
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) regelt in Art. 958, welche Bestandteile ein Jahresabschluss enthalten muss. Für eine GmbH sind drei Elemente zwingend vorgeschrieben, um die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage darzustellen:
- Bilanz: Sie stellt die Aktiven (Vermögen wie Bankguthaben, Forderungen, Warenlager) den Passiven (Fremdkapital und Eigenkapital) gegenüber. Sie zeigt den Zustand des Unternehmens zum Stichtag (in der Regel der 31. Dezember).
- Erfolgsrechnung: Sie listet alle Erträge (z. B. Umsatz aus Dienstleistungen) und Aufwände (z. B. Personalaufwand, Miete, Material) des Geschäftsjahres auf. Die Differenz ergibt den Jahresgewinn oder Jahresverlust.
- Anhang: Er ergänzt und erläutert die Zahlen aus Bilanz und Erfolgsrechnung. Hier müssen Sie beispielsweise angewandte Bewertungsgrundsätze offenlegen, Bürgschaften nennen oder Details zu wesentlichen Positionen aufführen.
Für grössere Unternehmen gelten strengere Regeln. Überschreitet eine GmbH in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der folgenden Schwellenwerte – Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, Umsatzerlös von 40 Millionen Franken oder 250 Vollzeitstellen –, ist sie zur ordentlichen Revision verpflichtet. In diesem Fall verlangt das Gesetz (Art. 961 OR) zusätzlich eine Geldflussrechnung sowie einen Lagebericht.
Bis wann muss der Jahresabschluss einer GmbH fertig sein?
Laut Obligationenrecht (OR) muss der Jahresabschluss innerhalb der ersten sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres erstellt und von der Generalversammlung (GV) genehmigt werden. Bei einem Abschluss per 31. Dezember heisst das: Bis zum 30. Juni muss die Jahresrechnung stehen und formal abgesegnet sein.
Dieser Termin ist auch für Ihre Steuern entscheidend. Die Steuererklärung der GmbH basiert auf dem genehmigten Jahresabschluss. Zwar versenden viele Kantone die Steuerformulare bereits im Frühjahr, doch müssen Sie die Zahlen zuerst in der GV verabschieden, bevor Sie die Steuererklärung korrekt ausfüllen können.
Sollte die Zeit bis zur Einreichung beim Steueramt knapp werden, können Sie in der Regel problemlos eine Fristerstreckung beantragen (beispielsweise bis Ende September oder November). Wichtig ist nur, dass der Jahresabschluss intern bis zum 30. Juni steht, um die gesellschaftsrechtlichen Pflichten zu erfüllen.
Gut zu wissen: Die Generalversammlung bei einer GmbH
Die Generalversammlung ist das oberste Organ der GmbH. Das klingt formeller, als es in der Praxis oft ist. Bei kleineren GmbHs, bei denen alle Gesellschafter einverstanden sind (oder bei einer Ein-Personen-GmbH), müssen Sie keine physische Versammlung in einem Saal abhalten. Es genügt eine sogenannte Universalversammlung. Dabei können die Beschlüsse – wie die Genehmigung des Jahresabschlusses – unkompliziert schriftlich auf dem Zirkularweg gefasst und im Protokoll festgehalten werden.
Jahresabschluss für eine GmbH erstellen: Die wichtigen Schritte im Überblick
Ein korrekter Jahresabschluss entsteht nicht erst am Stichtag. Er ist das Resultat eines Prozesses, der sich über das ganze Jahr erstreckt. Wir unterteilen diesen Weg in drei Phasen.
1. Das Fundament: Laufende Buchführung und Abstimmung
Die Basis für den Abschluss legen Sie mit der laufenden Buchhaltung Ihrer GmbH. Sie sammeln Belege, kontieren diese und erfassen sie in Ihrer Software wie bexio.
Ende Jahr folgt dann die Kontrolle, die sogenannte Abstimmung. Hier vergleichen Sie den Saldo in Ihrer Buchhaltung mit den tatsächlichen Beständen. Stimmt der Bankkontostand in der Buchhaltung auf den Rappen genau mit dem Kontoauszug der Bank überein? Sind alle offenen Kundenrechnungen (Debitoren) und Lieferantenrechnungen (Kreditoren) erfasst? Erst wenn diese Basis stimmt, können Sie mit den eigentlichen Abschlussbuchungen beginnen.
Damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, empfiehlt sich bereits bei diesen Aufgaben die Auslagerung Ihrer Buchhaltung an einen Treuhänder wie Qovera.
2. Die buchhalterischen Abschlussarbeiten: Werte korrekt erfassen
In dieser Phase sorgen Sie dafür, dass die Zahlen die wirtschaftliche Realität Ihres Unternehmens korrekt abbilden. Es geht nicht mehr nur um Einnahmen und Ausgaben, sondern um die periodengerechte Zuordnung und Bewertung:
- Transitorische Abgrenzungen: Aufwände und Erträge müssen dem Jahr zugeordnet werden, in dem sie anfallen. Haben Sie die Miete für den Januar schon im Dezember bezahlt? Dann gehört dieser Aufwand ins neue Jahr. Haben Sie eine Leistung erbracht, aber noch nicht verrechnet? Dann gehört der Ertrag noch ins alte Jahr.
- Abschreibungen: Ihr Anlagevermögen (Fahrzeuge, IT, Maschinen) verliert an Wert. Diesen Wertverlust erfassen Sie als Aufwand. Das mindert Ihren Gewinn und damit die Steuerlast.
- Rückstellungen: Oft wissen Sie, dass eine Zahlung auf Sie zukommt, kennen aber den genauen Betrag noch nicht – zum Beispiel bei den Gewinnsteuern. Dafür bilden Sie eine Rückstellung, um den Aufwand im richtigen Jahr zu verbuchen.
- Warenlager bewerten: Wenn Sie Waren besitzen, müssen Sie diese per Stichtag zählen (Inventur) und den Wert in der Bilanz anpassen.
3. Der formale Abschluss: Gewinnverwendung und Protokoll
Sobald die Buchhaltung "steht", müssen Sie entscheiden, was mit dem Jahresergebnis passiert. Weist die Erfolgsrechnung einen Gewinn aus, haben Sie im Wesentlichen zwei Optionen: Sie schütten ihn als Dividende an die Gesellschafter aus oder Sie lassen ihn im Unternehmen (Gewinnvortrag), um das Eigenkapital zu stärken.
Dabei haben Sie nicht völlig freie Hand. Das Gesetz (OR) schreibt vor, dass Sie zuerst Reserven bilden müssen. In der Regel weisen Sie 5% des Jahresgewinns der gesetzlichen Gewinnreserve zu. Dies müssen Sie so lange tun, bis die Reserve 20 % Ihres einbezahlten Stammkapitals erreicht hat. Erst über den Restbetrag können Sie frei verfügen.
Diese Entscheidungen treffen Sie nicht im stillen Kämmerlein. Die Gesellschafter müssen die Jahresrechnung und die Verwendung des Gewinns offiziell genehmigen. Dies geschieht an der Generalversammlung (GV). Die Beschlüsse über die Genehmigung der Rechnung und die Höhe der Dividende oder Zuweisung an die Reserven halten Sie zwingend in einem Protokoll fest. Dieses Dokument ist der formale Beweis, dass der Jahresabschluss rechtsgültig zustande gekommen ist.
Kann man den Jahresabschluss für eine GmbH selbst machen?
Rechtlich gesehen ist es erlaubt. Es gibt keinen Zwang, einen Treuhänder für Ihre GmbH zu beauftragen. Sie dürfen die Buchhaltung und den Abschluss intern erstellen. Doch wir raten davon ab. Die Anforderungen an eine GmbH sind deutlich höher als bei einer Einzelfirma. Wer hier spart, zahlt am Ende oft drauf.
Warum Sie vorsichtig sein sollten:
- Steuerliche Risiken: Die Steuerverwaltung prüft Abschlüsse von Kapitalgesellschaften genau. Werden private Ausgaben über die Firma gebucht oder Belege falsch erfasst, drohen Aufrechnungen. Das führt zu Nachsteuern und im schlimmsten Fall zu Bussen.
- Haftung: Als Geschäftsführer haften Sie für die Korrektheit der Bücher. Fehler im Abschluss können bei einer späteren Revision oder im Falle eines Konkurses (Verantwortlichkeitsklage) gravierende Folgen für Sie privat haben.
- Zeitaufwand: Die Einarbeitung in Kontenpläne, Abschreibungstabellen und Mehrwertsteuersätze kostet wertvolle Zeit. Zeit, die Sie gewinnbringender in Ihr Kerngeschäft investieren könnten.
Warum sich ein Experte lohnt:
Durch einen Treuhänder wie Qovera profitieren Sie von einem professionellen Jahresabschluss und können durch Optimierungen Steuern sparen. Zudem werden Sie bereits bei der laufenden Buchhaltung entlastet, wodurch Sie mehr Zeit für wesentliche Aufgaben in Ihrem KMU haben.
Checkliste für einen GmbH-Jahresabschluss
Damit Sie bei den vielfältigen gesetzlichen Anforderungen den Überblick behalten und nichts Wichtiges vergessen, haben wir die zentralen Aufgaben hier für Sie zusammengefasst – ganz gleich, ob Sie den Abschluss komplett in Eigenregie erstellen oder sich von einem Treuhänder unterstützen lassen.
- Bankkonten abgestimmt: Stimmen die Salden in der Buchhaltung mit den Bankauszügen per Stichtag überein?
- Belege vollständig: Sind alle Spesen, Kreditkartenabrechnungen und kleinen Quittungen verbucht?
- Offene Posten bereinigt: Ist die Liste der offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen aktuell?
- Warenlager gezählt: Haben Sie (falls vorhanden) eine Inventur durchgeführt und den Lagerwert angepasst?
- Abgrenzungen gebucht: Sind Mieten, Versicherungen und Abos dem korrekten Jahr zugeordnet?
- Abschreibungen erfasst: Haben Sie den Wertverlust auf Anlagevermögen gebucht?
- Rückstellungen gebildet: Ist die geschätzte Gewinnsteuer für das laufende Jahr als Aufwand verbucht?
- Gewinnverwendung geplant: Haben Sie die gesetzlichen Reserven beachtet und einen Vorschlag für die Dividende erstellt?
- Protokoll erstellt: Liegt das Protokoll der Generalversammlung zur Unterschrift bereit?
Jahresabschluss für Ihre GmbH von Qovera erstellen lassen
Ein korrekter Jahresabschluss schafft Sicherheit und schützt Sie vor bösen Überraschungen beim Steueramt. Statt wertvolle Zeit mit Buchungssätzen und Formularen zu verlieren, können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihr Unternehmen vorwärtszubringen.
Qovera ist Ihr digitaler Treuhänder aus Zürich. Wir verbinden moderne Technologie mit persönlicher Beratung. Wir führen Ihre Buchhaltung effizient, übernehmen die komplette Erstellung vom Jahresabschluss und kümmern uns um alle Steuerfragen. Sie behalten dabei jederzeit den vollen Überblick – ohne administrativen Aufwand.
Sie möchten mehr erfahren? Dann stellen Sie jetzt eine kostenlose Anfrage. Wir melden uns anschliessend telefonisch bei Ihnen, um Ihre aktuelle Situation zu besprechen. Im Anschluss erhalten Sie eine individuelle Offerte für Ihre GmbH.
