Lohnbuchhaltung auslagern: So einfach geht's

Rechtliche Pflichten in der Lohnbuchhaltung: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Das Schweizer Obligationenrecht (OR) schafft in Artikel 323b klare Verhältnisse: Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden eine schriftliche Abrechnung zu übergeben. Diese muss zwingend den Bruttolohn, sämtliche Zulagen sowie alle gesetzlichen Abzüge transparent ausweisen.

Ein zentraler Pfeiler der Lohnbuchhaltung sind die Sozialversicherungen. Sie bilden das soziale Sicherheitsnetz der Schweiz. Hier müssen Sie als Arbeitgeber genau wissen, welche Versicherung was abdeckt und wann sie greift:

• 1. Säule (AHV/IV/EO/ALV): Dies sind die staatlichen Basisversicherungen. Sie decken Risiken wie Alter, Tod, Invalidität und den Erwerbsersatz bei Militärdienst oder Mutterschaft ab. Auch die Arbeitslosigkeit ist hier versichert. Die Beiträge sind für jeden Mitarbeitenden obligatorisch. ‍
• Unfallversicherung (UVG): Alle Mitarbeitenden sind ab dem ersten Arbeitstag gegen Berufsunfälle (BU) versichert. Arbeiten Personen mehr als 8 Stunden pro Woche bei Ihnen, müssen Sie diese zwingend auch gegen Nichtberufsunfälle (NBU) versichern. Das schützt Ihre Angestellten bei Unfällen in der Freizeit. ‍
• Berufliche Vorsorge (BVG): Die Pensionskasse ergänzt die 1. Säule und soll den gewohnten Lebensstandard im Alter sichern. Zur Pflicht wird sie, sobald der Jahreslohn die Eintrittsschwelle von aktuell CHF 22'680 (Stand 2025) übersteigt.

Ergänzend zu diesen gesetzlichen Pflichtversicherungen sollten Sie weitere Absicherungen prüfen. Dazu zählen etwa die Krankentaggeldversicherung (KTG) oder die Unfall-Zusatzversicherung (UVG-Z).  

Diese sind zwar nicht immer gesetzlich vorgeschrieben, aber oft wirtschaftlich notwendig, um die Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Lücken im Unfallschutz abzudecken. Da die Details hier sehr komplex sein können (Wartefristen, Deckungsumfang), lohnt es sich, diese Punkte direkt mit der Versicherung oder einem spezialisierten Versicherungsbroker zu besprechen.

Wichtiger Hinweis: Wer Personal beschäftigt, übernimmt die volle Haftung für die korrekte Abwicklung. Werden Beiträge falsch berechnet oder Fristen verpasst, haftet der Arbeitgeber für den Schaden. Nachzahlungen können schnell ins Geld gehen. Dabei spielt es rechtlich keine Rolle, ob ein Fehler aus Absicht oder aus blosser Unwissenheit passiert ist.  

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Welche Aufgaben übernimmt ein Treuhänder bei der Lohnbuchhaltung?

Vom Erfassen neuer Mitarbeiter bis zur monatlichen Lohnabrechnung: Ein Treuhänder kann eine ganze Reihe von Aufgaben bei der Lohnbuchhaltung für Sie übernehmen.

Dazu zählen unter anderem:

• Ein- und Austritte erfassen: Der Treuhänder kümmert sich um die korrekte Anmeldung neuer Mitarbeitender bei den Sozialversicherungen. Auch Austritte wickelt er sauber ab. ‍
• Lohnabrechnungen erstellen: Ein externer Anbieter berechnet die monatlichen Löhne inklusive aller Zulagen und Spesen und erstellt die Abrechnungen und stellt sie den Mitarbeitenden zu. ‍
• Lohnmeldungen übermitteln: Dank dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) fliessen alle Daten korrekt an die Ausgleichskassen, Versicherungen und Steuerämter.
• ‍Quellensteuer abrechnen: Bei ausländischen Mitarbeitenden übernimmt ein Treuhänder wie Qovera die korrekte Tarifwahl und die Abrechnung mit den verschiedenen Kantonen. ‍
• Lohnausweise aufbereiten: Am Ende des Jahres erhalten Ihre Mitarbeitenden pünktlich ihren Lohnausweis für die private Steuererklärung. ‍
• Finanzbuchhaltung vorbereiten: Die Lohndaten werden so aufbereitet, dass sie direkt in Ihre Finanzbuchhaltung fliessen.

Gut zu wissen: Egal ob MWST-Abrechnungen, Jahresabschluss oder die laufende Finanzbuchhaltung: Neben der Lohnbuchhaltung lohnt es sich, auch andere Bereiche extern zu vergeben. So gewinnen Sie mehr Zeit für das Wachstum Ihres Unternehmens. Wieso sich das lohnt, wie viel es kostet und noch vieles mehr, erfahren Sie in unserem Ratgeber zur Auslagerung der Buchhaltung.

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Lohnbuchhaltung auslagern: So einfach funktioniert's

Der Wechsel zu einem externen Partner muss nicht kompliziert sein. Bei Qovera haben wir den Prozess so einfach wie möglich gestaltet, damit wir sofort Ihre Lohnbuchhaltung übernehmen können.

So einfach funktioniert’s:  

1. Kostenloses Erstgespräch: Wir lernen uns kennen. Ziel ist es, Ihr Unternehmen und Ihre individuellen Bedürfnisse genau zu verstehen. Im Anschluss erhalten Sie eine transparente Offerte. ‍
2. Start der Zusammenarbeit: Nach Vertragsabschluss erfassen wir alle relevanten Daten. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir die Lohnbuchhaltung komplett neu aufsetzen oder nahtlos von einem alten Treuhänder übernehmen. ‍
3. Auslagerung Ihrer Lohnbuchhaltung an Qovera: Ab jetzt übernehmen wir. Sie können sich wieder voll auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.

In der laufenden Betreuung erstellen wir die monatlichen Lohnabrechnungen. Zudem übernehmen wir die Pflege der Mitarbeiter-Daten, zum Beispiel bei Ein- und Austritten oder auch bei Lohnänderungen. Auch bei Quellensteuerabrechnungen oder Sonderthemen (wie z.B. 13. Monatsgehalt oder Bonuszahlungen) unterstützen wir Sie.  

Ausserdem übernehmen wir auch die Erstellung der Lohnausweise und leiten die Lohnmeldungen für die Sozialversicherungen in die Wege. So sind Sie das ganze Jahr über rechtlich auf der sicheren Seite.

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Was kostet die Auslagerung der Lohnbuchhaltung?

Die Kosten für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung liegen in der Schweiz durchschnittlich zwischen CHF 30 und CHF 80 pro Mitarbeiter und Monat. Alternativ ist bei vielen Treuhändern auch eine Abrechnung auf reiner Stundenbasis üblich. Die Ansätze bewegen sich hier marktüblich zwischen CHF 90 und CHF 200, abhängig von der Qualifikation der zuständigen Person.

Wir bei Qovera arbeiten mit Fixpreisen. Diese bewegen sich zwischen CHF 30 und CHF 60 pro Mitarbeiter und Monat. Der exakte Preis hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab, wie etwa der Anzahl Mitarbeitenden oder der Komplexität der Löhne (z.B. einfacher Fixgehalt gegenüber Stundenlohn oder Quellensteuerpflicht).

In dieser monatlichen Pauschale sind bei uns folgende Leistungen bereits enthalten:

• Monatliche Lohnabrechnungen
• Erstellung von Lohnausweisen
• Quellensteuerabrechnungen
• Meldungen an Sozialversicherungen
• Abrechnung von Sondervergütungen (z.B. Bonuszahlung)

Zu den monatlichen Pauschalen können unter anderem einmalige Kosten für die Einrichtung der Lohnbuchhaltung sowie Aufwände für allfällige Nacharbeiten hinzukommen.  

Ein Vergleich mit einer internen Lösung macht das Sparpotenzial deutlich. Wer die Lohnbuchhaltung selbst erledigt, zahlt nicht nur für Lohnsoftware und Schulungen, sondern vor allem für Personal.  

Allein ein Buchhalter kostet in der Schweiz laut kununu und jobs.ch monatlich zwischen CHF 7'000 und CHF 7'500. Hinzu kommt das unternehmerische Risiko: Fällt die zuständige Person aus oder fehlt ihr die nötige Fachkompetenz, haben Sie ein Problem. Eine externe Lösung wie von Qovera fängt diese Risiken auf und skaliert flexibel mit Ihrem Wachstum mit.

Gut zu wissen: Wenn Sie sich für Qovera entscheiden, profitieren Sie bei der Lohnbuchhaltung und auch bei allen anderen Buchhaltungsservices von 10 % Rabatt im ersten Jahr.

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Lohnbuchhaltung leicht gemacht mit Qovera

Eine gut geführte Lohnbuchhaltung ist das Fundament für das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und schützt Sie als Unternehmer vor rechtlichen Risiken. Wer hier sauber arbeitet, vermeidet Ärger mit Ausgleichskassen und dem Steueramt. Genau hier entlasten wir Sie.

Qovera ist Ihr digitaler Treuhänder aus Zürich. Wir verbinden effiziente, digitale Prozesse mit persönlicher Betreuung. Egal ob Sie einen oder 50 Mitarbeiter beschäftigen: Wir übernehmen Ihre komplette Lohnadministration, damit Sie den Kopf frei haben für das, was wirklich zählt – Ihr Unternehmen.  

Sie möchten mehr erfahren? Dann stellen Sie jetzt eine kostenlose Anfrage. Wir melden uns anschliessend telefonisch bei Ihnen, um Ihre aktuelle Situation zu besprechen. Im Anschluss erhalten Sie eine individuelle Offerte und können direkt loslegen.

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