Wie funktioniert die Buchhaltung bei einer Kollektivgesellschaft?
Die gesetzlichen Anforderungen an Ihre Buchführung hängen direkt von Ihrem Umsatz ab. Das Obligationenrecht (Art. 957 OR) unterscheidet hier klar zwischen einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der doppelten kaufmännischen Buchführung.
Umsatz unter CHF 500'000: Einfache Buchhaltung (Milchbüechli-Rechnung)
Erzielt Ihre Kollektivgesellschaft im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von weniger als CHF 500'000, profitieren Sie von erleichterten Vorschriften. Sie sind lediglich verpflichtet, über die Einnahmen, die Ausgaben und die Vermögenslage Buch zu führen.
Im Volksmund nennt man dies oft «Milchbüechli-Rechnung», die auch bei der Buchhaltung einer Einzelfirma zum Einsatz kommt. Das klingt simpel, erfordert aber Disziplin:
- Vollständigkeit: Sie müssen alle Belege lückenlos sammeln.
- Vermögensübersicht: Sie müssen auflisten, was der Firma gehört (Maschinen, Fahrzeuge, Bankguthaben) und welche Schulden bestehen.
- Partner-Übersicht: Auch wenn das Gesetz es nicht zwingend vorschreibt, empfehlen wir dringend, intern genau festzuhalten, welcher Partner wie viel Kapital eingebracht oder entnommen hat. Das vermeidet Streit.
Gut zu wissen: «Einfache Buchhaltung» bedeutet nicht, dass Sie keine weiteren Pflichten haben. Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie eine ordnungsgemässe Lohnbuchhaltung führen. Zudem werden Sie ab einem Umsatz von CHF 100'000 in der Regel mehrwertsteuerpflichtig. Diese Aufgaben laufen parallel zur Milchbüechli-Rechnung und sind oft komplexer. Hier lohnt sich die professionelle Unterstützung durch einen Treuhänder wie Qovera.
Umsatz über CHF 500'000: Doppelte Buchhaltung
Übersteigt Ihr Jahresumsatz die Grenze von CHF 500'000, gelten für Sie die gleichen Regeln wie für eine GmbH oder AG. Sie müssen eine doppelte Buchhaltung führen und einen formellen Geschäftsbericht erstellen.
Dazu gehören:
- Bilanz: Eine Gegenüberstellung von Aktiven (Vermögen) und Passiven (Kapital/Schulden) per Stichtag.
- Erfolgsrechnung: Die detaillierte Auflistung von Aufwand und Ertrag.
- Anhang: Zusätzliche Erläuterungen zu den Zahlen.
Gut zu wissen: Ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchhaltung ist für eine Kollektivgesellschaft auch vor Erreichen der Umsatzgrenze möglich.
Jahresabschluss und Steuererklärung bei einer Kollektivgesellschaft
Beim Jahresabschluss und der Steuererklärung unterscheidet sich die Kollektivgesellschaft grundlegend von einer GmbH oder AG. Das wichtigste Prinzip, das Sie verstehen müssen, ist die sogenannte steuerliche Transparenz.
Die Steuererklärung: Wer zahlt eigentlich?
Die Kollektivgesellschaft selbst zahlt keine Gewinnsteuern. Für das Steueramt ist die Firma «transparent» – man schaut quasi durch sie hindurch direkt auf die Inhaber. Das bedeutet:
- Einkommenssteuer: Jeder Gesellschafter muss seinen Anteil am Gewinn in seiner privaten Steuererklärung als Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit angeben.
- Vermögenssteuer: Jeder Gesellschafter versteuert seinen Anteil am Firmenkapital als privates Vermögen.
Damit das funktioniert, muss Ihre Buchhaltung am Jahresende glasklar ausweisen, wem welcher Teil des Gewinns und des Kapitals gehört.
Das Herzstück der Buchhaltung: Kapitalkonten und Privatbezüge
In einer Einzelfirma gibt es nur einen Chef. In einer Kollektivgesellschaft müssen die Geldflüsse von zwei oder mehr Gesellschafter sauber getrennt werden. Dafür nutzt man spezifische Kapitalkonten.
Fehler an dieser Stelle führen oft zu Streit unter den Partnern oder Ärger mit der AHV (dazu gleich mehr). Eine saubere Buchführung trennt meistens zwei Bereiche:
- Das feste Kapitalkonto: Hier steht der Betrag, den ein Partner bei der Gründung fest eingebracht hat (z. B. CHF 20'000). Dieser ändert sich selten.
- Das Privatkonto (Kontokorrent): Über dieses Konto laufen die laufenden Bezüge (Lohnersatz), private Auslagen oder Gewinngutschriften.
Wichtig für die Praxis:
Wenn Sie sich monatlich Geld aus der Firmenkasse nehmen, ist das kein Lohn im buchhalterischen Sinn (es gibt keinen Lohnausweis). Es ist ein Privatbezug.
Am Ende des Jahres wird der Gewinn der Firma ermittelt und gemäss Gesellschaftsvertrag auf die Partner verteilt (Gewinnverbuchung). Dieser Gewinnanteil wird dann Ihrem Konto gutgeschrieben.
Erst wenn diese Gewinnverteilung buchhalterisch korrekt erfasst ist, können Sie Ihre private Steuererklärung korrekt ausfüllen.
Buchhaltung einer KlG: Selbst machen oder an einen Treuhänder abgeben?
Gerade zu Beginn stellen sich viele Gründerteams die Frage: Sparen wir Kosten und machen die Buchhaltung selbst, oder holen wir uns externe Hilfe? Die Antwort hängt oft von der Komplexität Ihres Geschäftsmodells und Ihrem internen Know-how ab.
Die Variante «Selbst machen»
Wenn Sie weniger als CHF 500'000 Umsatz machen und nur wenige Belege haben, ist die Buchführung intern machbar. Moderne Buchhaltungs-Software hilft Ihnen dabei, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen.
- Vorteil: Sie sparen Kosten für einen Treuhänder.
- Risiko: Die Tücke liegt oft im Detail. Häufige Fehlerquellen sind die korrekte Abrechnung der Sozialversicherungen (AHV auf den Gewinnanteil) und die Abgrenzung von privaten und geschäftlichen Ausgaben. Fehler hier können teuer werden, wenn die Ausgleichskasse Jahre später Nachforderungen stellt.
Die Variante «Externe Unterstützung»
Für viele Kollektivgesellschaften lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder wie Qovera nicht nur wegen der fachlichen Expertise. Es gibt einen psychologischen Vorteil: Der Treuhänder fungiert als neutrale Instanz.
In Partner-Teams kann die Diskussion über Finanzen («Warum hast du so viel privat entnommen?») schnell emotional werden. Ein Treuhänder sorgt für eine ordnungsgemässe Verbuchung und schafft Klarheit über die Finanzen. Ausserdem werden Sie bei administrativen Aufgaben entlastet und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Exkurs: Wann lohnt sich ein Wechsel zur GmbH?
Viele Schweizer KMU haben als Kollektivgesellschaft begonnen. Doch mit dem Erfolg wachsen oft auch die Risiken und die Steuerlast. Irgendwann kommt der Punkt, an dem die Umwandlung in eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) sinnvoll wird.
Dafür gibt es meist zwei Treiber:
- Haftung: In der Kollektivgesellschaft haften Sie und Ihre Partner solidarisch und unbeschränkt mit dem Privatvermögen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und grössere Verpflichtungen eingeht, kann dieses Risiko zur Belastung werden. Bei der GmbH haftet primär das Gesellschaftsvermögen.
- Steuern: Da der gesamte Gewinn der Kollektivgesellschaft als privates Einkommen versteuert wird, rutschen gutverdienende Gesellschafter oft in eine sehr hohe Steuerprogression. Eine GmbH bietet hier mehr Gestaltungsspielraum (z. B. durch Lohn und Dividende), um die Steuerlast zu optimieren.
Wichtig: Ein Wechsel ist nicht von heute auf morgen erledigt. Für die sogenannte «Umwandlung» benötigen Sie zwingend eine gut geführte Buchhaltung. Die Schlussbilanz Ihrer Kollektivgesellschaft bildet die Basis für die Gründung der GmbH. Wer hier von Anfang an sauber gearbeitet hat, spart beim Wechsel massiv Zeit und Notarkosten.
Sie ziehen eine Umwandlung in Betracht? Hier unterstützen wir Sie gerne. Wir von Qovera begleiten Sie als erfahrener Treuhänder sowohl bei der Buchführung als auch beim administrativen Prozess des Rechtsformwechsels.
Buchhaltung Ihrer Kollektivgesellschaft mit Qovera
Die Buchhaltung einer Kollektivgesellschaft wirkt auf den ersten Blick simpel, birgt aber durch die Verflechtung von privater und geschäftlicher Sphäre einige Stolpersteine. Eine korrekte Verbuchung der Kapitalkonten sorgt nicht nur für Frieden unter den Partnern, sondern schützt Sie auch vor Überraschungen bei der Steuerrechnung.
Genau hier entlasten wir Sie. Qovera ist Ihr digitaler Treuhänder aus Zürich. Bei uns profitiert Ihre Kollektivgesellschaft von modernen Buchhaltungslösungen und einem erfahrenen Expertenteam. So haben Sie Ihre Zahlen im Griff und den Kopf frei für Ihr KMU.
Sie möchten mehr erfahren? Dann stellen Sie jetzt eine kostenlose Anfrage. Wir melden uns anschliessend telefonisch bei Ihnen, um Ihre aktuelle Situation zu besprechen. Im Anschluss erhalten Sie eine individuelle Offerte und können direkt mit Ihrer Kollektivgesellschaft starten.
.jpg)
