1. Warum sollte ich überhaupt meinen Treuhänder wechseln?
Sind Sie mit Ihrem aktuellen Treuhänder unzufrieden? Dann sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen in der Schweiz stellen fest, dass ihr Treuhänder nicht mehr zu den eigenen Ansprüchen passt – sei es aufgrund der Qualität, Kommunikation oder Digitalisierung.
Typische Gründe für einen Wechsel:
- Unzuverlässigkeit und schlechte Erreichbarkeit: Wenn Sie wochenlang auf Rückmeldungen warten, Belege verloren gehen oder Buchungen fehlerhaft sind, leidet die Vertrauensbasis. Fehler in der Buchhaltung können nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Nerven kosten.
- Steigende Gebühren ohne Mehrwert: Viele Unternehmen erleben plötzliche Honoraranpassungen, ohne dass sich die Leistung verbessert. Das ist ein klares Signal, die Kostenstruktur kritisch zu hinterfragen.
- Fehlende Fachkompetenz und Services: Wächst Ihr Unternehmen, brauchen Sie mehr als Basisbuchhaltung. Themen wie Controlling, Steuerplanung oder Cashflowplanung erfordern Erfahrung und nicht jeder Treuhänder kann dies bieten.
- Veraltete Prozesse: Wenn noch mit Papierbelegen gearbeitet wird und digitale Tools fehlen, bremst das Ihre eigene Digitalisierung. Moderne Treuhänder bieten Cloud-Zugänge, automatisierte Buchungen und Echtzeit-Einblicke.
Gut zu wissen:
Nicht jeder Wechsel entsteht aus Unzufriedenheit. Viele Unternehmen stehen plötzlich ohne Betreuung da, weil ihr Treuhänder aufhört. Der Fachkräftemangel in der Branche führt dazu, dass immer mehr Treuhandbüros keine Nachfolge finden und deshalb aufhören müssen.
2. Wann ist der beste Zeitpunkt, den Treuhänder zu wechseln?
Bevor Sie zu einem neuen Treuhänder wechseln, sollten Sie das bestehende Mandat ordnungsgemäss kündigen. Ein Treuhandverhältnis gilt rechtlich als Auftrag im Sinne von Art. 404 OR. Das bedeutet, Sie können den Vertrag grundsätzlich jederzeit auflösen.
Viele Treuhandverträge enthalten jedoch vereinbarte Kündigungsfristen, meist zwischen 1 und 3 Monaten oder zum Ende des Geschäftsjahres. Prüfen Sie daher sorgfältig den Vertrag oder die AGB Ihres Treuhandbüros, um die geltenden Bedingungen zu kennen. Wichtig ist, dass Sie die Kündigung schriftlich und innerhalb der vorgesehenen Frist einreichen.
Wechsel des Treuhänders zum neuen Geschäftsjahr
Ist die Kündigung ausgesprochen, stellt sich die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für den Wechsel. Am einfachsten gelingt der Treuhänderwechsel zum neuen Geschäftsjahr. Das beginnt bei den meisten Schweizer Unternehmen am 1. Januar.
In dieser Phase kann der bisherige Treuhänder die Buchhaltung und den Jahresabschluss ordnungsgemäss abschliessen, während der neue Partner, etwa Qovera, mit dem neuen Buchungsjahr starten kann.
Damit dieser Wechsel reibungslos funktioniert, sollten Sie sich spätestens im Herbst aktiv auf die Suche nach einem neuen Treuhänder begeben. So bleibt genug Zeit, um Offerten zu vergleichen, Unterlagen vorzubereiten und eine saubere Datenübergabe zu planen.
Unterjähriger Wechsel des Treuhänders
Auch ein Wechsel während des laufenden Jahres ist möglich, besonders dann, wenn gravierende Mängel vorliegen, etwa wiederkehrende Buchungsfehler, fehlende Erreichbarkeit oder Vertrauensverlust.
Seien Sie sich aber bewusst, dass ein unterjähriger Wechsel mit mehr Abstimmung und Detailarbeit verbunden ist. Laufende Buchungen müssen exakt abgegrenzt, offene Positionen sauber übergeben und MwSt.-Abrechnungen korrekt abgeschlossen werden.
Das erfordert sorgfältige Planung und gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Auch kann es zu Verzögerungen kommen, wenn der bisherige Treuhänder Unterlagen nicht vollständig oder verspätet liefert.
3. Treuhänder wechseln: Was gibt es zu beachten?
Ein Treuhänderwechsel will gut vorbereitet sein, denn nur so gelingt der Übergang ohne Datenverluste, Doppelarbeiten oder Missverständnisse. Entscheidend sind dabei drei Dinge: eine saubere Planung, vollständige Unterlagen und klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme
Welche Unterlagen, Zugänge und Dokumente liegen aktuell beim Treuhänder? Dazu gehören insbesondere Buchhaltungsdaten, MwSt.-Abrechnungen, Jahresabschlüsse, Lohnunterlagen, Steuerdossiers sowie Verträge mit Kunden oder Mitarbeitenden. Je besser Sie den Überblick haben, desto einfacher wird die Übergabe.
Offene Pendenzen klären
Klären Sie offene Pendenzen, bevor der Wechsel erfolgt. Dazu zählen noch nicht verbuchte Belege, ausstehende Rückfragen der Steuerverwaltung oder unvollständige Kontenabstimmungen. Bitten Sie Ihren bisherigen Treuhänder um eine Pendenzenliste, damit der neue Partner sofort erkennt, welche Aufgaben noch offen sind.
Organisieren Sie die Datenübergabe
Vereinbaren Sie, in welchem Format die Buchhaltung übergeben wird. Wichtig ist, dass sämtliche Buchungsjournale, Kontenblätter, Belegarchive und Lohnjournale vollständig enthalten sind, inklusive der dazugehörigen Belegbilder.
Der neue Treuhänder sollte die gelieferten Daten immer sorgfältig prüfen, da er für eventuelle Übernahmefehler mithaftet. Moderne Treuhänder wie Qovera unterstützen Sie aktiv bei der technischen und fachlichen Kontrolle der Datenqualität.
Herausgabe und Übergabe Ihrer Unterlagen
Grundsätzlich müssen Treuhänder alle Mandatsunterlagen an ihre Kunden herausgeben. Dazu gehören insbesondere:
- Jahresabschlüsse, Zwischenabschlüsse und Buchungsjournale
- Buchungsbelege und offene Pendenzen
- Lohnunterlagen wie Lohnabrechnungen, Lohnausweise und Sozialversicherungsunterlagen
- Steuerunterlagen, einschliesslich Veranlagungen, Einsprachen und gesamte Korrespondenz mit Steuerbehörden
Einige Treuhandbüros behalten Unterlagen jedoch so lange zurück, bis offene Rechnungen beglichen sind. Prüfen Sie daher Ihre Vertragsbedingungen und begleichen Sie offene Posten rechtzeitig, um Verzögerungen zu vermeiden.
Gut zu wissen: Kommunikation ist der Schlüssel
Teilen Sie Ihrem bisherigen Treuhänder frühzeitig mit, wer die neue Ansprechperson ist und bis wann die Übergabe abgeschlossen sein soll.
4. Ihr neuer Treuhänder: So einfach wechseln Sie zu Qovera
Ein Treuhänderwechsel muss nicht kompliziert sein. Wir von Qovera sorgen dafür, dass alles läuft, während Sie sich weiter um Ihr Geschäft kümmern.
- Anfrage und Offerte: Nach Ihrer Anfrage über unser Kontaktformular melden wir uns zeitnah bei Ihnen, um eine erste Bedarfsanalyse durchzuführen. Im Nachgang erhalten Sie eine unverbindliche Offerte.
- Vertragsunterzeichnung, Übergabe und Onboarding: Nach der Vertragsunterzeichnung kümmern wir uns umgehend darum, dass alle relevanten Unterlagen, Daten und Zugänge sauber vom bisherigen Treuhänder übergeben und eingerichtet werden.
- Betreuung durch Qovera: Sobald alle Systeme eingerichtet sind, übernehmen wir die laufende Betreuung Ihrer Buchhaltung und alle Anliegen, bei denen Sie Unterstützung benötigen - von der Mehrwertsteuer bis zur strategischen Finanzplanung.
Bereit für einen Wechsel zu Qovera? Dann stellen Sie jetzt eine Anfrage und wir melden uns zeitnah bei Ihnen.
