Welche Schritte sind nötig, wenn mein Treuhänder aufhört?
Ein Mandatsende bringt nicht nur organisatorischen Aufwand, sondern birgt auch Risiken. Damit der Übergang möglichst reibungslos gelingt, sollten Sie insbesondere auf folgende Punkte achten:
1. Termin und Zeitpunkt des Wechsels
Am einfachsten ist ein Wechsel zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres (z.B. zum 1.1.), weil Buchhaltungsperioden dann sauber abgeschlossen werden können.
Doch in der Praxis läuft es oft anders: Hört der Treuhänder plötzlich auf, sei es durch Krankheit oder eine kurzfristige Geschäftsaufgabe, bleibt kaum Zeit für eine geordnete Übergabe.
In solchen Situationen ist es wichtig, schnell einen neuen Treuhänder wie Qovera einzubeziehen, der offene Aufgaben wie Löhne, Steuern oder MWST-Abrechnungen nahtlos weiterführt.
2. Pendenzenliste und offene Aufgaben
Wenn Ihr Treuhänder aufhört, ist es entscheidend, sofort Klarheit über alle offenen Arbeiten zu schaffen. Bitten Sie um eine Pendenzenliste mit ausstehenden Aufgaben und Fristen, etwa bei Löhnen, Steuererklärungen oder MwSt-Abrechnungen. Nur so verhindern Sie, dass wichtige Pflichten im Übergang liegen bleiben.
3. Vollmachten, Zugänge und Berechtigungen
Viele Treuhänder besitzen Vollmachten und Zugänge, um in Ihrem Namen handeln zu können. Wenn das Mandat endet, muss dieser Zugriff umgehend angepasst werden. Ansonsten bestehen Sicherheitsrisiken oder wichtige Meldungen laufen ins Leere. Prüfen Sie insbesondere:
- Steuerportale und MwSt-Login
- E-Banking und Zahlungssysteme
- Zugänge zu Buchhaltungs- oder ERP-Software
Alle bestehenden Vollmachten sollten entzogen und neue für den künftigen Treuhänder eingerichtet werden.
4. Vollständige Dokumentenübergabe
Damit Ihr Unternehmen handlungsfähig bleibt, benötigen Sie alle relevanten Unterlagen in vollständiger Form. Fordern Sie insbesondere:
- Jahresabschlüsse, Zwischenabschlüsse, Journale
- Buchungsbelege und offene Pendenzen
- Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Sozialversicherungsunterlagen
- Steuerunterlagen inkl. Veranlagungen und Korrespondenz mit Behörden
Gut zu wissen:
Halten Sie die Übergabe der Unterlagen genau fest und sichern Sie Kopien aller Daten. Wenn möglich, vereinbaren Sie eine kurze Übergangsphase, in der der bisherige Treuhänder noch für Rückfragen zur Verfügung steht. So vermeiden Sie Wissenslücken und sichern sich ab, auch wenn das Mandat abrupt endet.
5. Systemkompatibilität und Softwareübernahme
Gerade wenn Ihr Treuhänder plötzlich aufhört, können unterschiedliche IT-Systeme den Wechsel zusätzlich erschweren. Prüfen Sie deshalb frühzeitig, ob Ihr neuer Partner dieselben Programme (z. B. Bexio, Banana oder Abacus) nutzt oder wie ein sauberer Systemwechsel organisiert werden kann.
Bei Qovera besitzen wir umfassende Erfahrung mit den unterschiedlichsten Schweizer Buchhaltungsprogrammen und unterstützen Sie dabei, den Übergang reibungslos zu gestalten.
6. Vertrags- und Kündigungsbedingungen
Auch wenn der Treuhänder das Mandat von sich aus beendet, sollten Sie die vertraglichen Rahmenbedingungen kennen. Prüfen Sie, ob Kündigungsfristen, Rücktrittsrechte oder Zurückbehaltungsrechte bestehen, falls Rechnungen offen sind. Ausserdem sollten Sie die Mandatsbeendigung schriftlich festhalten.
Ihr neuer Treuhandpartner: In 3 Schritten zu Qovera
Wenn Ihr Treuhänder aufhört, muss es schnell und unkompliziert weitergehen. Mit Qovera haben Sie einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite, der den Wechsel klar strukturiert begleitet und dafür sorgt, dass Löhne, Buchhaltung und Steuern ohne Unterbruch weiterlaufen.
So funktioniert der Wechsel in 3 Schritten:
- Kostenloses Erstgespräch & Offerte: In 30 Minuten klären wir, welche Aufgaben Ihr bisheriger Treuhänder betreut hat, welche Fristen anstehen und wo Sie sofort Unterstützung benötigen. Auf dieser Basis erhalten Sie eine individuelle Offerte.
- Vertragsabschluss & Übergabe: Sobald der Vertrag unterschrieben ist, sorgen wir dafür, dass alle Unterlagen, Daten und Zugänge schnell und reibungslos vom bisherigen Treuhänder übergeben werden.
- Nahtlose Fortführung: Im Anschluss übernehmen wir die laufenden Aufgaben - von der Lohnbuchhaltung bis zur Steuererklärung. So wird sichergestellt, dass alle Prozesse zuverlässig weiterlaufen.
Worauf warten Sie? Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Erstgespräch und wechseln Sie ganz einfach zu Qovera.
Fazit: Treuhänder hört auf
Das Ende eines Treuhandmandats kann eine Herausforderung sein: Löhne, Steuern und Buchhaltung müssen zuverlässig weitergeführt werden, während Unterlagen und Fristen im Blick behalten werden.
Wir von Qovera begleiten Sie durch diese Phase, kümmern uns um eine saubere Übergabe und stellen sicher, dass alles reibungslos weiterläuft – damit Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
