Rechtliche Vorgaben für die Buchhaltung der AG
Die gesetzlichen Vorgaben sind eindeutig: Gemäss Art. 957 OR muss jede Aktiengesellschaft eine doppelte Buchhaltung führen. Eine simple Auflistung von Einnahmen und Ausgaben reicht hier nicht aus.
Stattdessen wird jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten erfasst (Soll und Haben). Das sorgt für maximale Transparenz: Sie sehen nicht nur, ob Sie Gewinn machen (Erfolgsrechnung), sondern haben jederzeit den Überblick über die Liquidität und die Substanz Ihres Unternehmens (Bilanz).
Ein einfaches Beispiel: Sie kaufen Büromaterial für CHF 100 in bar.
- Konto Kasse (Haben): Der Bestand an Bargeld nimmt ab.
- Konto Büroaufwand (Soll): Die Kosten für das Material nehmen zu.
Damit Ihre Bücher einer Prüfung durch das Steueramt oder die Revisionsstelle standhalten, gelten vier zentrale Prinzipien:
- Belegpflicht: Keine Buchung ohne schriftlichen Nachweis.
- Vollständigkeit: Alle Vorfälle müssen lückenlos und wahrheitsgetreu abgebildet sein.
- Klarheit: Ein externer Experte muss die Buchungen jederzeit nachvollziehen können.
- Zweckmässigkeit: Die Art der Buchführung muss zur Grösse und Komplexität Ihrer AG passen.
Diese Genauigkeit ist der Preis für die beschränkte Haftung. Da bei einer AG ausschliesslich das Gesellschaftsvermögen haftet, verlangt der Gesetzgeber diesen detaillierten Einblick zum Schutz Ihrer Gläubiger und Aktionäre.
Jahresabschluss und Steuererklärung einer AG
Jahresabschluss für eine AG
Spätestens sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres muss die Jahresrechnung erstellt sein. Sie ist weit mehr als eine blosse Pflichtübung: Sie bildet das zentrale Instrument zur Information der Aktionäre und dient gleichzeitig als Bemessungsgrundlage für die Steuern.
Bestandteile des Jahresabschlusses
Der Jahresabschluss einer AG nach Obligationenrecht (OR) besteht zwingend aus drei Elementen:
- Bilanz: Sie stellt die Vermögenswerte (Aktiven) und die Finanzierung (Passiven) an einem bestimmten Stichtag gegenüber. Hier wird ersichtlich, wie viel Liquidität vorhanden ist und wie hoch das Eigenkapital im Verhältnis zum Fremdkapital ausfällt.
- Erfolgsrechnung: Sie weist den unternehmerischen Erfolg für eine bestimmte Periode aus. Durch die Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag ergibt sich der Jahresgewinn oder Jahresverlust.
- Anhang: Der Anhang erläutert die Zahlen in Bilanz und Erfolgsrechnung. Hier müssen gemäss Art. 959c OR Details aufgeführt werden, die nicht direkt aus den Zahlen hervorgehen, wie etwa Brandversicherungswerte, Eventualverbindlichkeiten oder die Anzahl eigener Aktien.
Für die meisten Schweizer KMU reichen die oben genannten drei Teile. Überschreitet eine AG jedoch in zwei aufeinanderfolgenden Jahren zwei der folgenden Grössen (Bilanzsumme: 20 Mio. CHF, Umsatz: 40 Mio. CHF, 250 Vollzeitstellen), schreibt Art. 961 OR zusätzliche Elemente vor:
- Geldflussrechnung: Sie zeigt transparent, woher flüssige Mittel stammen und wie sie verwendet wurden (Investitionen, operative Tätigkeit, Finanzierung).
- Lagebericht: Er beschreibt den Geschäftsverlauf qualitativ, beurteilt Risiken und gibt einen Ausblick auf die Zukunftsentwicklung.
Generalversammlung (GV) bei einer AG
Der erstellte Jahresabschluss muss durch die Generalversammlung genehmigt werden. Die GV ist das oberste Organ der AG. Sie findet gemäss Art. 699 OR zwingend innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres statt. Ihre unübertragbaren Aufgaben umfassen laut Art. 698 OR:
- Genehmigung der Jahresrechnung.
- Beschlussfassung über die Verwendung des Gewinns (z. B. Dividendenausschüttung).
- Entlastung (Decharge) des Verwaltungsrates.
- Wahl der Revisionsstelle (falls eine Revisionspflicht besteht, siehe nächstes Kapitel).
Wichtig: Bevor die GV den Abschluss genehmigen kann, muss bei revisionspflichtigen Gesellschaften der Bericht der Revisionsstelle zwingend vorliegen. Ohne diesen Bericht sind Beschlüsse zur Genehmigung der Jahresrechnung und zur Gewinnverwendung nichtig (Art. 729c OR / Art. 731 OR).
Steuererklärung für eine AG
Sobald die Generalversammlung den Jahresabschluss genehmigt hat, bildet dieser die Grundlage für die Steuererklärung. Da die AG als juristische Person ein eigenständiges Steuersubjekt ist, wird sie völlig getrennt von den Aktionären besteuert.
Bis wann muss die Steuererklärung einer AG eingereicht werden?
Die Fristen sind kantonal unterschiedlich geregelt. In vielen Kantonen (z. B. Bern) muss die Steuererklärung bis zum 30. Juni des Folgejahres eingereicht werden, im Kanton Zürich bis zum 30. September. Sollte die Zeit knapp werden, können Sie oder Ihr Treuhänder vor Ablauf eine Fristerstreckung beantragen, oft bis zum Jahresende.
Welche Steuern fallen bei einer AG in der Schweiz an?
Die Steuerlast der AG setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:
- Gewinnsteuer: Der Bund erhebt einen pauschalen Steuersatz von 8,5 % auf den Reingewinn nach Steuern. Hinzu kommen die Kantons- und Gemeindesteuern, die je nach Standort stark variieren. In steuergünstigen Kantonen (z. B. Zug) liegt die effektive Gesamtbelastung bei ca. 12 %, während sie in anderen Kantonen (z. B. Bern, Zürich) bis zu 20 % betragen kann. Wichtig: Steuern gelten bei der AG als Aufwand und senken den steuerbaren Gewinn zusätzlich.
- Kapitalsteuer: Diese wird nur von den Kantonen und Gemeinden erhoben. Sie berechnet sich in Promille des steuerbaren Eigenkapitals. Die Sätze sind meist tief und liegen oft zwischen 0,01 ‰ und 0,5 ‰ (z. B. Uri mit sehr tiefen Sätzen, andere Kantone etwas höher).
Was heisst das für Sie privat?
Durch das Trennungsprinzip berührt die Steuererklärung der AG direkt Ihre private Situation als Aktionär oder Verwaltungsrat. Hier müssen Sie genau unterscheiden:
- Als Verwaltungsrat/Angestellter: Beziehen Sie einen Lohn, gilt dieser als Geschäftsaufwand der AG. Privat müssen Sie diesen Lohn als reguläres Einkommen versteuern (analog Lohnausweis).
- Als Aktionär: Schüttet die AG eine Dividende aus, müssen Sie diese in Ihrer privaten Steuererklärung als Einkommen angeben. Allerdings profitieren Sie hier meist von einer Teilbesteuerung (z. B. werden nur 50–70 % der Dividende besteuert), um die wirtschaftliche Doppelbelastung abzufedern. Zudem müssen Sie den Wert Ihrer Aktien als privates Vermögen deklarieren.
Gut zu wissen: Mehrwertsteuer (MWST) bei einer AG
Ab einem weltweiten Umsatz von CHF 100'000 wird die AG in der Regel mehrwertsteuerpflichtig. Sie haben dabei die Wahl zwischen der effektiven Methode (Vorsteuerabzug möglich, vierteljährliche Abrechnung) und der Saldosteuersatz-Methode (Pauschalsteuersatz, halbjährliche Abrechnung).
Revision bei einer AG: Ab wann ist sie Pflicht?
Eine Aktiengesellschaft unterliegt grundsätzlich der Revisionspflicht. Das bedeutet: Eine unabhängige Revisionsstelle prüft, ob Ihre Buchhaltung und der Jahresabschluss gesetzestreu sind. Doch der Gesetzgeber unterscheidet je nach Grösse der Firma zwischen drei Szenarien: der ordentlichen Revision, der eingeschränkten Revision und dem Verzicht (Opting-out).
Die ordentliche Revision (für grosse Unternehmen)
Dies ist die umfassendste Form der Prüfung. Sie ist gemäss Art. 727 OR Pflicht, wenn Ihre AG an der Börse kotiert ist, einen Konzernabschluss erstellen muss oder wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der folgenden drei Schwellenwerte überschreitet:
- Bilanzsumme: CHF 20 Millionen
- Umsatzerlös: CHF 40 Millionen
- Vollzeitstellen: 250 im Jahresdurchschnitt
Zusätzlich können Aktionäre, die zusammen mindestens 10 % des Aktienkapitals halten, jederzeit eine ordentliche Revision verlangen.
Die eingeschränkte Revision (Der Standard für KMU)
Erreicht Ihre AG die oben genannten Grössen nicht, gilt automatisch die eingeschränkte Revision (Art. 727a OR). Dies ist der Normalfall für die meisten Schweizer KMU.
Der Prüfungsumfang ist hier weniger tief: Der Revisor befragt die Geschäftsleitung, führt analytische Prüfungshandlungen durch und verifiziert Details stichprobenartig. Der Bericht an die Generalversammlung fällt entsprechend knapper aus als bei der ordentlichen Revision.
Das Opting-out: Wann können Sie auf die Revision verzichten?
Viele neu gegründete AGs oder kleine Firmen können sich komplett von der Revisionspflicht befreien lassen (sogenanntes Opting-out). Gemäss Art. 727a Abs. 2 OR ist dies möglich, wenn zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:
- Weniger als 10 Vollzeitstellen: Die AG beschäftigt im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 10 Vollzeitäquivalente.
- Zustimmung aller Aktionäre: Sämtliche Aktionäre (nicht nur die Mehrheit!) müssen dem Verzicht zustimmen.
Wichtig: Der Verwaltungsrat muss die Belege für die Einhaltung dieser Bedingungen beim Handelsregister einreichen und die Streichung der Revisionsstelle beantragen. Sobald Sie die 10-Stellen-Marke nachhaltig überschreiten, müssen Sie zwingend eine Revisionsstelle wählen (Opting-in).
AG-Buchhaltung: Selbst machen oder auslagern?
Ob Sie die Buchhaltung intern lösen oder extern vergeben, ist oft eine Frage der Unternehmensphase und des Geschäftsmodells. Handelt es sich bei Ihrer AG um eine reine Holding, die lediglich Beteiligungen verwaltet und im Jahr nur wenige Belege produziert? In diesem Sonderfall lässt sich die Buchhaltung mit Tools wie bexio oft intern abwickeln.
Doch bei einer operativen Aktiengesellschaft ändern sich die Anforderungen schnell. Sobald das Geschäft anzieht, erste Löhne fliessen, die MWST abgerechnet werden muss oder Investoren professionelle Reports erwarten, wird die interne Lösung zum Risiko.
Vergessen Sie nicht: Als Verwaltungsrat haften Sie persönlich für die korrekte Führung der Geschäfte. Spezifische AG-Themen wie die korrekte Verbuchung von Dividenden, die Überwachung von Sperrfristen bei Kapitalverlust oder die Bewertung von Aktiven erfordern Fachwissen.
Ab dieser Wachstumsschwelle zahlt sich der Wechsel zu einem spezialisierten Treuhänder wie Qovera aus. Sie minimieren Ihre Haftungsrisiken und schaffen Freiraum für das operative Geschäft.
Ihr Mehrwert durch die Zusammenarbeit mit Qovera:
- Entlastung für den Verwaltungsrat: Wir nehmen Ihnen die operative Last der Finanzen komplett ab. Von der korrekten Lohnbuchhaltung über die fristgerechte MWST-Abrechnung bis hin zu den komplexen Abschlussarbeiten kümmern wir uns um jedes Detail.
- Steuerliche Effizienz: Wir sorgen dafür, dass Ihre AG steuerlich optimal aufgestellt ist. Dabei berücksichtigen wir die Besonderheiten der Aktiengesellschaft und nutzen alle Möglichkeiten, um die Steuerlast im gesetzlichen Rahmen zu minimieren.
- Umfassendes Finanz-Know-how: Mit Qovera haben Sie einen Partner an der Seite, der die Sprache der Banken und Investoren spricht. Sie profitieren von unserer über 15-jährigen Erfahrung als CFO. Wir unterstützen Sie bei Finanzierungsrunden und sorgen dafür, dass Ihr Reporting höchsten Ansprüchen genügt.
Gut zu wissen: Der richtige Start entscheidet oft über den langfristigen Erfolg. Wir begleiten viele AGs bereits ab der Gründungsphase. Unsere Experten unterstützen Sie dabei nicht nur finanziell, sondern auch formal – etwa bei der korrekten Erstellung aller Gründungsunterlagen wie Statuten oder der Anmeldung beim Handelsregister.
Wie viel kostet die Buchhaltung einer AG?
Die Frage nach den Kosten lässt sich nicht mit einer einzigen Zahl beantworten. Entscheidend ist, welches Modell Sie wählen: Die interne Abwicklung, die Anstellung von Personal oder die Zusammenarbeit mit einem Treuhandbüro.
Kosten der AG-Buchhaltung ohne externe Unterstützung
Wie hoch die Kosten für die interne Buchführung ausfallen, hängt massgeblich von der Phase Ihrer Aktiengesellschaft und der gewählten Struktur ab. Die finanzielle Belastung unterscheidet sich grundlegend, je nachdem, ob Sie die Zahlen als Verwaltungsrat selbst verwalten oder dafür eigenes Personal aufbauen.
Der Verwaltungsrat als Buchhalter (Startphase)
In der Gründungsphase oder bei kleinen Strukturen übernehmen oft die Inhaber die Buchhaltung selbst. Die direkten Ausgaben sind hier sehr tief. Sie zahlen meist nur die Lizenzgebühren für eine Buchhaltungssoftware, die zwischen CHF 30 und CHF 100 pro Monat liegen.
Die wahren Kosten verstecken sich jedoch im Zeitaufwand. Jede Stunde, die Sie mit Kontierungen verbringen, fehlt Ihnen für die strategische Führung oder die Kundenakquise. Ein häufiges und teures Szenario bei wachsenden AGs ist zudem der "Rückstau". Das operative Geschäft läuft oft so gut, dass für die Administration keine Zeit mehr bleibt. Es stauen sich Belege über Monate an. Diese Altlasten nachträglich aufzuarbeiten und Fehler für den Jahresabschluss zu korrigieren, verursacht oft immense Kosten, die das Budget sprengen.
Die Anstellung einer internen Fachkraft (Wachstumsphase)
Sobald das Volumen steigt, denken viele AGs über eine interne Fachkraft nach. Dies ist mit erheblichen Fixkosten verbunden. Laut jobs.ch liegt der durchschnittliche Bruttolohn für Buchhalter in der Schweiz bei CHF 90'000 pro Jahr. Hinzu kommen die Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherungen, Kosten für den Arbeitsplatz und Software-Lizenzen.
Zudem ist das Risiko der Abhängigkeit nicht zu unterschätzen. Eine einzelne Person kann selten alle Spezialgebiete wie Lohnbuchhaltung, MWST und komplexe Abschlussarbeiten auf Expertenniveau abdecken. Fällt diese Person durch Krankheit oder Ferien aus, bleibt die Arbeit liegen.
Kosten der AG-Buchhaltung mit einem Treuhänder
Die Auslagerung an einen Treuhänder ist oft die effizienteste Lösung, da Sie Fixkosten in variable Kosten umwandeln. Die Preise hängen hier von der Grösse und Komplexität Ihrer AG ab. Wichtige Faktoren sind das Belegvolumen, die Anzahl Mitarbeiter und die Art der Revision.
Klassische Treuhänder rechnen oft im Stundenlohn ab (ca. CHF 120–300). Das macht die Budgetierung für Sie schwierig. Wir bei Qovera setzen deshalb auf volle Transparenz. Mit unseren fixen Monatspauschalen wissen Sie genau, was auf Sie zukommt.
Hier zwei konkrete Rechenbeispiele für typische AG-Mandate bei uns:
Szenario 1: Die Start-up AG (Opting-out) Ihre Firma steht noch am Anfang, aber das Team wächst.
- Profil: 3 Mitarbeiter, ca. 50 Belege pro Monat, Verzicht auf Revision (Opting-out).
- Unser Service: Komplette Finanzbuchhaltung, MWST, Lohnadministration, Jahresabschluss & Steuererklärung.
- Ihre Investition: CHF 610 pro Monat (exkl. MWST).
Szenario 2: Die wachsende KMU-AG (Eingeschränkte Revision) Ihre AG ist am Markt etabliert und die Strukturen sind komplexer.
- Profil: 20 Mitarbeiter, ca. 300 Belege pro Monat, Revisionspflicht (eingeschränkt).
- Unser Service: Umfassende Finanz- und Lohnbuchhaltung, Vorbereitung der Revision, Jahresabschluss & Steuererklärung.
- Ihre Investition: CHF 2'685 pro Monat (exkl. MWST).
Unser Angebot: Starten Sie jetzt professionell durch. Wenn Sie sich für Qovera entscheiden, gewähren wir Ihnen im ersten Jahr 10 % Rabatt auf unsere Treuhand-Dienstleistungen. Fordern Sie jetzt Ihre kostenlose Offerte an.
Sorgenfreie Buchhaltung Ihrer AG mit Qovera
Eine korrekte Buchhaltung nach OR ist für jede Aktiengesellschaft verpflichtend und bildet das Rückgrat für unternehmerische Entscheidungen. Wer hier sauber arbeitet, vermeidet nicht nur Ärger mit dem Steueramt. Er behält die finanzielle Kontrolle und schafft Vertrauen bei Investoren. Genau hier entlasten wir Sie.
Qovera ist Ihr digitaler Treuhänder aus Zürich, der Sie von der Gründung bis zur kompletten Auslagerung der Lohn- und Finanzbuchhaltung unterstützt. Wir bieten digitale Lösungen für mehr Effizienz und Transparenz. Diese kombinieren wir mit persönlicher Betreuung durch unsere erfahrenen Experten. So können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft und Ihre strategischen Aufgaben fokussieren.
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