Was bedeutet Buchführungspflicht eigentlich?
Im Kern geht es bei der Buchführungspflicht nicht primär darum, das Steueramt glücklich zu machen – auch wenn das ein wichtiger Nebeneffekt ist. Vielmehr geht es um Transparenz für Ihr eigenes Unternehmen. Das Schweizer Obligationenrecht (OR) legt in Artikel 957 fest, dass Unternehmen verpflichtet sind, ihre Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage lückenlos nachvollziehbar zu machen.
Dabei lohnt es sich, zwei Begriffe zu unterscheiden, die im Alltag oft vermischt werden:
- Die Buchführung: Dies ist die laufende Fleissarbeit. Sie erfassen alle Einnahmen, Ausgaben und Transaktionen systematisch während des Jahres.
- Die Rechnungslegung: Dies ist das Ergebnis am Ende des Geschäftsjahres. Hier erstellen Sie den Jahresabschluss (z. B. Bilanz und Erfolgsrechnung), der zeigt, wie wirtschaftlich das Unternehmen gearbeitet hat.
Kurz gesagt: Die Buchführung liefert die Rohdaten, die Rechnungslegung macht daraus ein lesbares Fazit. Wer seine Bücher sauber führt, erfüllt nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern schafft sich selbst das wichtigste Führungsinstrument für unternehmerische Entscheidungen.
Wer ist buchführungspflichtig in der Schweiz?
Die Antwort liefert das Obligationenrecht (OR) in Artikel 957 sehr präzise. Grundsätzlich ist jedes Unternehmen in der Schweiz zur Erfassung seiner Geschäftsvorfälle verpflichtet. Es gibt keine komplette Befreiung, aber der Gesetzgeber unterscheidet streng, wie umfangreich diese Buchführung sein muss.
Entscheidend sind dabei nur zwei Faktoren: Ihre Rechtsform und Ihr Jahresumsatz.
- Juristische Personen (z. B. GmbH, AG, Genossenschaft) sind immer zur umfassenden (doppelten) Buchhaltung verpflichtet, egal wie hoch der Umsatz ist.
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften (z. B. Kollektivgesellschaften) müssen erst ab einem Jahresumsatz von CHF 500'000 eine doppelte Buchhaltung führen. Liegen sie darunter, genügt eine vereinfachte Form.
Die zwei Arten der Buchführung
Basierend auf dieser Regelung ergeben sich zwei Kategorien. Prüfen Sie hier einfach, wo Sie aktuell stehen:
Kategorie A: Einfache Buchhaltung ("Milchbüchli-Rechnung")
Diese vereinfachte Methode ist für viele Gründer der Startpunkt. Sie ist erlaubt, wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft führen und Ihr Jahresumsatz weniger als CHF 500'000 beträgt.
Auch Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen, fallen hierunter.
Das müssen Sie tun: Sie führen lediglich Buch über Ihre Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage (Milchbüchli-Rechnung). Es ist keine doppelte Verbuchung (Soll/Haben) nötig. Eine saubere Auflistung – etwa in einer Excel-Tabelle oder einer einfachen Software – reicht aus, sofern jeder Betrag belegt ist.
Kategorie B: Doppelte Buchhaltung
Hier gelten die strengeren kaufmännischen Regeln (Bilanzierungspflicht). Sie sind dazu verpflichtet, wenn:
- Sie eine juristische Person sind (GmbH, AG), unabhängig vom Umsatz.
- Sie als Einzelunternehmen mehr als CHF 500'000 Umsatz erzielen.
Das müssen Sie tun: Sie erstellen eine vollständige Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Jeder Geschäftsvorfall wird doppelt verbucht. Das schafft Transparenz, ist aber aufwendiger. Viele Unternehmen nutzen hierfür einen Treuhänder wie Qovera, um die korrekte Verbuchung sicherzustellen, ohne sich im Detail verlieren zu müssen.
Gut zu wissen: Die Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz
Ein wichtiger Punkt, der im Eifer des Gefechts oft vergessen wird: Die Buchführungspflicht und die Mehrwertsteuerpflicht sind zwei völlig unterschiedliche Paar Schuhe.
Während die Pflicht zur doppelten Buchhaltung oft erst bei höheren Umsätzen greift, werden Sie in der Schweiz in der Regel schon deutlich früher mehrwertsteuerpflichtig (meist ab CHF 100'000 Jahresumsatz).
Das bedeutet für die Praxis: Auch wenn Sie buchhalterisch noch die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen dürfen, müssen Sie unter Umständen bereits formell korrekte Mehrwertsteuerabrechnungen erstellen und einreichen. Prüfen Sie diese Pflicht frühzeitig, um böse Überraschungen zu vermeiden. Wir von Qovera können Sie bei der Mehrwertsteuer gerne unterstützen – von der Wahl der richtigen Methode bis zur Abrechnung.
Worauf Sie achten müssen: Diese Regeln gelten für jede Buchhaltung
Egal, ob Sie eine einfache "Milchbüchli-Rechnung" führen oder bereits zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind: Bestimmte Grundsätze gelten für alle. Das Gesetz (Art. 957a OR) definiert klare Spielregeln, die sicherstellen sollen, dass Dritte (wie das Steueramt oder Banken) Ihre Zahlen nachvollziehen können.
Wenn Sie sich an diese vier Punkte halten, sind Sie auf der sicheren Seite:
- Keine Buchung ohne Beleg: Dies ist der wichtigste Grundsatz überhaupt. Jede Transaktion muss schriftlich nachweisbar sein. Eine blosse Überweisung im E-Banking reicht oft nicht aus, wenn der dazugehörige Beleg (Rechnung, Quittung) fehlt. Sorgen Sie dafür, dass man vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zum Beleg findet.
- Wahrheit und Vollständigkeit: Es klingt banal, ist aber essenziell: Sie müssen alle geschäftsrelevanten Tatsachen erfassen. Nichts darf weggelassen, nichts erfunden werden. Die Buchhaltung muss ein wahrheitsgetreues Bild der wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens zeigen.
- Klarheit und Zweckmässigkeit: Ihre Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass ein Sachverständiger in angemessener Zeit einen Überblick gewinnen kann. Chaotische Schuhkartons voller Quittungen verletzen diesen Grundsatz. Eine saubere, systematische Ordnung ist Pflicht.
- Die 10-Jahres-Regel: Sie müssen Ihre Geschäftsbücher und die dazugehörigen Belege 10 Jahre lang aufbewahren (Art. 958f OR). Die gute Nachricht: Das muss heute nicht mehr zwingend in Papierform geschehen. Die elektronische Archivierung ist erlaubt, solange die Daten jederzeit lesbar sind und nicht nachträglich verändert werden können.
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